Кассовый разрыв в бизнесе: причины, решения и стратегии предотвращения

Кассовый разрыв – это временная нехватка денежных средств на счету компании, из-за которой она не может своевременно оплатить свои обязательные расходы. Проще говоря, денег сейчас не хватает на выплаты – даже если в будущем ожидается прибыль. Эта проблема очень распространена среди малого бизнеса Казахстана. Как показывают опросы предпринимателей, одна из главных проблем в бизнесе – нехватка денег в нужный момент. Даже прибыльный на бумаге бизнес может испытывать дефицит живых денег.

Почему важно решить проблему кассового разрыва как можно быстрее? Во-первых, задержки с платежами могут привести к штрафам и потере доверия со стороны поставщиков и сотрудников. Во-вторых, постоянный стресс из-за нехватки денег мешает сконцентрироваться на развитии компании и использовании новых возможностей для роста.

Хорошая новость: кассовый разрыв – явление временное и управляемое. Предприниматель может научиться прогнозировать денежные потоки и избежать многих разрывов заранее. А если разрыв все же произошел, существует конкретный план действий, который поможет справиться с ситуацией с минимальными потерями.

Кассовый разрыв – неприятность, но не приговор. Если вовремя обнаружить и устранить разрыв, бизнес продолжит работу как ни в чем не бывало. Главное – сделать выводы и настроить процессы, чтобы подобная ситуация больше не повторялась.

Причины кассового разрыва

Почему у компании возникает кассовый разрыв? Причины могут быть разные, но наиболее распространены следующие:

Задержки платежей от клиентов.

Часто покупатели или заказчики оплачивают счета с задержкой. В Казахстане это особенно заметно при работе с крупными клиентами и госзаказчиками: платеж могут отложить на недели, а то и месяцы (нередки отсрочки 30–60 дней). Пока деньги не поступили, у компании возникает разрыв в бюджете. Как отмечают в НПП «Атамекен», несвоевременная оплата по контрактам ведет к риску кассового разрыва, из-за которого предпринимателю может быть нечем вовремя платить налоги, гасить кредиты и выплачивать зарплату сотрудникам .

Сезонность бизнеса и колебания выручки.

Во многих сферах бизнеса бывают периоды подъема и спада продаж. Например, после пикового сезона (новогодние праздники или летний туристический сезон) нередко следует спад выручки. Если не заложить резерв в «жирные» месяцы, в межсезонье легко получить кассовый разрыв – расходы (аренда, зарплата, коммунальные услуги) никуда не делись, а доход временно просел.

Неправильное финансовое планирование.

Отсутствие четкого бюджета и учета платежей приводит к тому, что предприниматель теряет контроль над денежным потоком. Можно упустить из виду, что в определенном месяце предстоит крупный налоговый платеж или погашение кредита, и внезапно обнаружить в кассе дыру. Отсутствие финансового плана и резерва означает, что даже небольшая внеплановая трата способна спровоцировать кассовый разрыв.

Резкий рост расходов или форс-мажоры.

Бизнес-среда изменчива: могут вырасти цены на сырье, сломаться оборудование или потребоваться срочные вложения в новый проект. Либо компания решила резко расшириться – закупить большой объем товара или открыть филиал. Если расходы внезапно увеличились, а доходы от этих вложений появятся нескоро, образуется разрыв в денежном потоке. Так произошло у многих предприятий во время пандемии 2020 года, когда выручка упала, а издержки остались, и у многих компаний образовался кассовый разрыв.

Как избежать кассового разрыва в будущем?

Лучшее лечение – это профилактика. Чтобы кассовый разрыв не застал вашу компанию врасплох, важно заранее наладить управление финансами компании. Вот несколько практичных советов, как укрепить денежные потоки и обезопасить бизнес:

Ведите регулярный учет доходов и расходов. 

Прозрачный финансовый учет в бизнесе – основа контроля денежных потоков. Записывайте все поступления и выплаты, распределяя их по неделям или месяцам. Это можно делать в таблице Excel, Google Sheets или в бухгалтерской программе – главное, чтобы вам было удобно. Такой учет поможет увидеть, в какие периоды ожидается избыток либо нехватка средств.

Составляйте кассовый план. 

Планируйте бюджет на месяцы вперед. Выпишите ожидаемые поступления (когда и сколько) и предстоящие выплаты. Заложите реалистичные сроки: учитывайте возможные задержки платежей и непредвиденные траты. Если по плану в каком-то месяце расходы сильно превышают доходы, вы сможете найти решение заранее (отложить покупку, договориться о рассрочке или подготовить заем). Например, вот упрощенный план денежных потоков на квартал:

Пример: В феврале видим минус 500 тыс. тг – кассовый разрыв. Его нужно перекрыть из резерва или краткого займа. Январский и мартовский плюсовой остаток компенсирует этот провал.

Зная о таком разрыве заранее, вы сможете подготовиться.

• Создайте резервный фонд. Одна из лучших защит от кассовых разрывов – иметь финансовую подушку. Старайтесь откладывать часть прибыли в резерв при каждом удобном случае. Эксперты советуют накопить сумму, эквивалентную хотя бы 1–3 месяцам фиксированных расходов бизнеса. Тогда, если вдруг денег не хватит, у вас будут собственные средства, чтобы покрыть разрыв без привлечения дорогих кредитов.
• Контролируйте дебиторскую задолженность. Деньги на бумаге – не деньги на счету. Если вы продаете товары или услуги с отсрочкой платежа, активно работайте с должниками. Выставляйте счета сразу после выполнения работ, напоминайте клиентам о приближении срока оплаты. При необходимости не стесняйтесь позвонить и уточнить, все ли в порядке, напомнить о платеже. Возможно, кто-то согласится заплатить раньше срока (предложите небольшой бонус за быструю оплату). Ваша задача – сократить срок, за который деньги возвращаются в бизнес.
• Договаривайтесь с поставщиками об отсрочках. Так же, как вы даете отсрочки клиентам, попробуйте получить отсрочку у своих поставщиков и кредиторов. Если у вас надежные многолетние партнеры, объясните ситуацию и попросите перенести дату платежа или разделить сумму на части. Многие контрагенты идут навстречу постоянным клиентам. То же касается аренды: лучше предупредить и договориться заплатить немного позже, чем просто просрочить платеж. Главное – не скрываться, а честно вести переговоры.
• Думайте о прибыли и эффективности. Избежать кассового разрыва помогает не только экономия, но и рост доходов. Постоянно ищите пути, как увеличить прибыль бизнеса. Например, расширьте ассортимент или улучшите сервис, чтобы привлечь больше клиентов, пересмотрите цены. Чем выше выручка и маржа, тем легче покрывать все расходы и формировать резерв. Анализируя прибыльность, вы также найдете лишние траты и сможете оптимизировать бюджет.

Что делать, если разрыв уже произошел?

Предположим, вы обнаружили, что денег на счету недостаточно, а платить по счетам нужно сейчас. Панику отставляем в сторону – действуем быстро и рационально. Вот пошаговый алгоритм, который поможет снизить негативные последствия кассового разрыва:

1. Оцените масштаб проблемы. Сначала посчитайте, какой суммы не хватает и на какой период. Выпишите все срочные платежи (кому и когда нужно платить) и сопоставьте их с ожидаемыми поступлениями (когда и от кого придут деньги). Понимая размер «дыры», вам будет легче подобрать способы ее закрыть. Также выясните причину: из-за чего образовался разрыв? Этот анализ поможет позже принять меры, чтобы ситуация не повторилась.
2. Ускорьте поступление денег. Постарайтесь как можно быстрее вытянуть деньги, которые вам должны. Свяжитесь с клиентами, которые задерживают оплату: тактично напомните о платеже, уточните, нет ли трудностей. Возможно, кто-то из них сможет перечислить деньги раньше срока (например, если вы предложите скидку за раннюю оплату). Любой дополнительный приток средств сейчас будет очень кстати.
3. Договоритесь об отсрочке платежей. Параллельно попробуйте выиграть время по своим обязательствам. Позвоните поставщикам и объясните ситуацию – большинство из них такие же предприниматели и понимают, что иногда выручка приходит с опозданием. Если вы зарекомендовали себя как надежный партнер, велика вероятность получить отсрочку или рассрочку на пару недель. То же самое касается арендодателя: лучше заранее предупредить его о задержке, чем допустить просрочку. Главное – не исчезать и не молчать о проблеме, а открыто просить о временной отсрочке.
4. Оптимизируйте расходы. Пересмотрите расходы компании на ближайший период и урежьте всё, что не критично для выживания. Отложите закупки, которые можно перенести, приостановите не обязательные сейчас проекты, сократите переменные затраты. Каждый сэкономленный тенге поможет закрыть кассовый разрыв. Важно: экономьте разумно, не ставя под удар ключевые процессы бизнеса (например, выполнение текущих заказов).
5. Привлеките краткосрочное финансирование. Если после всех предыдущих шагов денег все равно не хватает – рассмотрите вариант занять недостающую сумму на короткий срок и погасить долг сразу после поступления выручки.

Возможные источники финансирования:

• Овердрафт или краткосрочный кредит в банке.
• Факторинг (если ждете оплату от клиента, факторинговая компания выплатит вам большую часть суммы сразу за комиссию) .
• Экспресс-заем в МФО (в Казахстане некоторые МФО выдают бизнесу средства за считанные часы)  .

При привлечении денег важно брать ровно столько, сколько нужно до ближайшего притока средств, и заранее планировать, чем возвращать долг. Не затягивайте короткий заем надолго, чтобы не попасть в долговую ловушку.

Простые инструменты для контроля денежных потоков

Налаживание учета и планирования денежных средств не требует ученой степени по финансам. Существует несколько простых инструментов, доступных каждому предпринимателю:

• Финансовый календарь. В начале каждого месяца (или недели) составляйте календарь ожидаемых поступлений и выплат. Его можно вести на бумаге, но удобнее – в электронном виде. В любой момент вы будете знать, какие платежи предстоят и сколько денег поступит. Если из графика видно, что на какую-то дату средств не хватает, можно принять меры заранее – перенести расход или изыскать дополнительную сумму.
• Простые бухгалтерские программы или таблицы. Для учета денежных потоков достаточно обычного Excel. Ведите таблицу и фиксируйте каждое движение денег: когда, сколько и на что пришли или ушли средства. В конце месяца подведите итоги — посчитайте общую сумму поступлений, расходов и остаток. Сравните эти фактические цифры с планом: если есть расхождения, выясните их причины. Главное — проводить такой анализ регулярно.
• Повышайте финансовую грамотность. Читайте материалы на Finratings.kz и перенимайте опыт экспертов по управлению финансами.

Кассовый разрыв – сигнал, что финансовой системе бизнеса требуется внимание. Вовремя обнаружив и устранив разрыв, бизнес продолжит работу как ни в чем не бывало. Главное – сделать выводы и настроить процессы, чтобы такие ситуации случались как можно реже.

Регулярно планируйте финансы, контролируйте платежи, выстраивайте доверительные отношения с партнерами, формируйте резервный фонд. И не бойтесь вовремя привлекать внешнюю помощь при необходимости. Эти простые шаги заметно укрепят финансовое состояние вашей компании.

Финансы без стресса – реальность. Достаточно иметь четкий план действий и резерв на непредвиденный случай. Начните применять эти советы уже сегодня – и вскоре вы убедитесь, что управлять денежными потоками стало проще, а бизнес чувствует себя увереннее.