Малый бизнес часто не знает, сколько на самом деле зарабатывает и куда уходят деньги

С чего начать малому бизнесу

Первым шагом эксперт считает не выбор программы, а организацию самого учета. Инструмент имеет значение только после того, как компания определила, какие показатели ей необходимо контролировать и по каким правилам будут собираться данные.

«Старый добрый Excel и Google Таблицы для малого бизнеса идеальный вариант, особенно Google Таблицы, так как можно вести как с компьютера, так и с телефона или планшета. Главное, чтобы сделать такие таблицы, чтобы защитить диапазоны и минимизировать возможность ошибок. Еще они абсолютно бесплатные», — говорит Санжар Султанов.

По его словам, Google Таблицы способны закрыть практически все основные задачи бизнеса, однако не заменяют CRM систему. Для базы клиентов, учета конверсии и контроля воронки продаж нужны отдельные решения, такие как AMOcrm, Bitrix24 и другие CRM системы.

«Если коротко, то Google Таблицы и CRM система это база для бизнеса, который работает по СНР, специальному налоговому режиму. Если компания плательщик НДС и работает по ОУР, общеустановленному режиму налогообложения, то, конечно, 1С добавляется к этому списку», — объясняет эксперт.

Почему красивый дашборд не гарантирует правильный учет

На рынке есть программы, которые превращают финансовые данные в графики и дашборды. Однако, как отмечает эксперт, визуализация имеет смысл только тогда, когда исходная информация собрана корректно.

«Любые программы для анализа, которые выводят в виде дэшбордов, как Power BI, Tableau или другие, бесполезны, если у вас источник данных некорректный. Это второй уровень для углубления и возможность посмотреть на бизнес глубже и с другого угла. Однако данные должны быть корректными, не примерными, а точными», — говорит Санжар Султанов.

В первую очередь собственнику нужно получить ответы на несколько вопросов: сколько составляет чистая прибыль, почему прибыль есть, а денег нет, почему при росте продаж денег не становится больше и сколько стоит бизнес.

«Тут нужно понимать, что управленческий учет вы можете сделать на любом из программ, которые для этого используются, только у каждого есть свои нюансы», — отмечает эксперт.

Чем отличаются основные инструменты

Google Таблицы, по словам эксперта, выигрывают за счет доступности и гибкости. При этом у них остается проблема человеческого фактора.

«Google Таблицы бесплатные, доступные, закрывают при желании все запросы бизнесмена, однако нет страховки от забивания некорректных данных. Например, вместо числа указывается текст, и поэтому данная строка не считывается. Однако можно его кроить так, как вам удобно», — говорит Султанов.

1С имеет другую задачу и прежде всего используется для бухгалтерского учета.

«1С дешевый, понятный, дает возможность вести управленческую отчетность, вторую базу, и официальную, так как большая часть малого и среднего бизнеса имеют теневые расходы. Все необходимое для управленческого учета имеется», — объясняет эксперт.

При этом 1С не стоит воспринимать только как универсальную программу для управленческого учета.

«1С это в первую очередь инструмент бухгалтера и для бухгалтерского учета. Есть специализированные версии 1С, которые дают массу возможностей закрыть потребности компании в зависимости от сферы, однако базово это инструмент бухгалтера», — говорит Султанов.

Отдельную категорию составляют сервисы вроде Finmap, ФинТабло и аналогичных решений.

«Finmap, ФинТабло и подобные инструменты дают уже готовые отчеты с инструкциями, как его вести. По сути, это те же Excel и Google Таблицы, только уже загруженные шаблонами. Невозможно вести официальный бухгалтерский учет, только управленческий. Но внутри можно найти все, что нужно, и даже больше. И, конечно, это не бесплатно», — отмечает эксперт.

Почему нельзя смешивать деньги и прибыль

Одна из основных ошибок в управленческом учете возникает тогда, когда предприниматель считает все поступления за месяц своей выручкой, а затем из этой суммы пытается получить чистую прибыль.

«Большая часть тех, кто обращается, ведут один учет, где сумма поступлений за месяц равна выручке. А потом из этой суммы без учета налогов и амортизации выводят чистую прибыль. Одним словом, у них отчет о движении денежных средств и отчет о прибылях и убытках в одном отчете, и по итогу у него нет ни первого, ни второго», — говорит Санжар Султанов.

Именно поэтому в управленческом учете необходимо отдельно смотреть движение денежных средств и финансовый результат.

Например, если компания получила 12 млн ₸ за годовой контракт одним платежом, вся сумма действительно поступила на счет сразу. Но это не означает, что вся сумма является прибылью одного месяца. Выручка должна относиться к тому периоду, в котором компания оказывает услугу.

Нужен ли компании финансист

Даже самая функциональная программа не сможет самостоятельно объяснить собственнику, почему показатели изменились. Для этого необходим человек, который понимает структуру учета и способен интерпретировать данные.

«Касаемо специальных программ для учета управленческих отчетов, то они бесполезны, если у вас в штате нет финансиста, который будет это все вести и указывать на те показатели или статьи, которые выделяются, и который может подсказать причину этих скачков», — говорит эксперт.

При этом нанимать финансиста в штат сразу необязательно.

«В первую очередь нужно организовать корректный учет, в Excel, в Google, хоть в блокнотах и вручную. Главное, чтобы алгоритм действий был прописан и каждый отчет имел свою цель», — подчеркивает Султанов.

По его словам, собственник может сначала самостоятельно попробовать вести ДДС (отчет о движении денежных средств) и ОПиУ (отчет о прибылях и убытках) в бесплатных инструментах или протестировать специализированный сервис в течение пробного периода.

Когда пора переходить на специализированную систему

Специализированные сервисы становятся актуальнее, когда объем операций увеличивается, появляется несколько направлений бизнеса, сотрудников становится больше, а ручная обработка данных начинает отнимать много времени.

Для сравнения, среди готовых решений можно рассматривать Google Sheets с Looker Studio, Finmap, MetaBI, Adesk, ПланФакт, Финансист и Finflow.kz. Их возможности и стоимость различаются, поэтому выбирать программу имеет смысл уже после того, как компания понимает собственную структуру учета.

Для компании с двумя проектами финансовую модель можно сначала собрать в Google Таблицах. Отдельно учитывать фактические операции, договоры и выручку, обязательства, дебиторскую задолженность, бюджет и фонд оплаты труда. На основе этих данных автоматически формировать ОПиУ, ДДС и итоговый дашборд.

При этом собственнику достаточно вынести на первый экран основные показатели: выручку, расходы, прибыль, маржу, деньги на счетах, дебиторскую задолженность, просроченную дебиторку и ближайшие обязательства. Отдельно можно смотреть прибыльность каждого проекта.

После нескольких месяцев работы станет понятно, действительно ли компании требуется платный сервис.

«Однако чаще всего происходит так, что отчеты, которые внедрены, показывают одни цифры, на счетах другие, и самое плохое, что этому никто не может дать точного объяснения. И вот здесь вам нужен хороший финансист», — отмечает Санжар Султанов.

Поэтому переход на специализированную программу лучше рассматривать не как замену финансового специалиста, а как следующий инструмент после того, как в компании уже выстроен понятный и корректный учет.

«Программы для ведения учета - это инструменты, хорошие, удобные, дорогие, но инструменты, и им тоже надо уметь пользоваться», — заключает эксперт.

Сколько стоят программы для управленческого учета

Если бизнес все же решает использовать специализированный сервис, вариантов на рынке несколько. Они отличаются набором функций, стоимостью и возможностями автоматизации.

Finmap особенно интересен для компаний, которые работают с казахстанскими банками. Сервис официально поддерживает импорт выписок Kaspi, Halyk и Forte. При этом прямую синхронизацию ограничивают закрытые API казахстанских банков. Тарифы Finmap начинаются с $25, а Pro стоит $45 в месяц.

Adesk предлагает более широкий набор функций. В тариф Business входят учет по начислению, обязательства, ОПиУ, платежный календарь, бюджеты и несколько пользователей. Также сервис поддерживает оплату с расчетного счета компании из Казахстана.

Среди казахстанских решений MetaBI ориентирован на управленческие дашборды. Стартовый тариф сейчас указан на уровне 29 900 ₸ в месяц, стандартный составляет 69 900 ₸. Сервис заявляет ОПиУ, ОДДС, unit economics и загрузку банковских выписок.

Финансист может подойти компаниям, которые хотят строить управленческий контур преимущественно на данных 1С. Сервис заявляет интеграцию с более чем 45 версиями 1С и автоматическое формирование ПиУ и ДДС.