Казахстанцам может прилететь штраф из-за ЭЦП: юрист рассказала, как его избежать

Валерия Соболевская

Журналист Finratings.kz

Юрист объяснила, что изменилось в правилах использования ЭЦП в Казахстане и как теперь законно передавать право подписи.

ЭЦП - это теперь это не только ответственность владельца, но и того, кто использует ее без права. С 13 марта 2025 года в Казахстане вступили в силу изменения в Кодекс об административных правонарушениях, которые вводят дополнительную ответственность за нарушение порядка использования электронной цифровой подписи. Но бояться не стоит, так как даже в данной ситуации есть пути решения. Именно о них в своем ролике на своем YouTube канале рассказала юрист Индира Умурзакова, передает Finratings.kz.

Передача ЭЦП может стоить штрафа - даже если по доверенности

ЭЦП, как и обычная подпись на бумаге, является персональной. Она принадлежит только ее владельцу и не подлежит передаче третьим лицам - ни родственникам, ни сотрудникам, ни даже по доверенности. Это прямо запрещено пунктом 2 статьи 10 Закона РК. Индира Умурзакова подчеркивает, что ранее за нарушение этого правила наказывали исключительно владельца ключа. Теперь ситуация изменилась.

«Согласно новому пункту 6 статьи 640 КоАП, ответственность несет и тот, кто использует чужую ЭЦП. Даже если действие согласовано или разрешено устно - это все равно нарушение», - объясняет она

Напоминаем, что использование чужого ключа теперь наказывается штрафом, который может достигать 800 тысяч тенге.

Попытки «узаконить» передачу ЭЦП через внутренние приказы или доверенности не работают. Закон не признает такие схемы легитимными. Это все равно что расписаться за другого человека - даже с его согласия. А в некоторых случаях это может повлечь и уголовную ответственность за подделку документов.

Как делегировать право подписи и остаться в правовом поле

Ранее в компаниях часто практиковали передачу ключа между сотрудниками. Но с введением штрафов не только для владельца, но и для пользователя, такая практика становится особенно рискованной.

Как действовать в рамках закона? Ключ не передается - передается право подписи. Это делается через должностную инструкцию, приказ, трудовой договор или доверенность. Важно, чтобы в этих документах не было фразы о передаче ключа - только о делегировании полномочий по подписанию документов.

«После этого сотрудник может получить собственную ЭЦП на сайте НУЦ, оформив заявку на право подписи от имени организации через eGov. Руководитель подтверждает запрос, и сотрудник получает доступ к подписанию - уже в рамках закона.», – подчеркивает Умурзакова

Осуществляется это в данном порядке:

Сотрудник заходит на сайт eGov
Далее сотрудник должен выбрать услугу: получение ЭЦП удаленно
Сотрудник выбирает юридическое лицо и вариант «сотрудник с правом подписи»
После подтверждения всех данных создается заявка, которую руководитель увидит на НУЦ

Для индивидуальных предпринимателей пока нет возможности передавать право подписи другому лицу - документы должны быть подписаны лично.

Сейчас ответственность несет тот, чья подпись стоит под документом. Если, например, бухгалтер подписал отчет - именно он будет отвечать за его содержание. Поэтому руководителям важно фиксировать свои поручения в переписке – это может сыграть роль при разбирательствах.

Если штраф уже получен, его можно обжаловать. Следует доказать отсутствие умысла, показать, что нарушение устранено: сотрудники обучены, полномочия правильно оформлены, ЭЦП выданы в соответствии с требованиями закона.

Но Умурзакова предупреждает, что новые правила - повод пересмотреть внутренние процессы. Руководителю стоит провести анализ, выявить, где в компании используются чужие ЭЦП. Также стоит обновить внутренние документы, приказы, доверенности, инструкции и оформить делегирование полномочий по ЭЦП через электронные сервисы. И одно из немаловажных - обучить сотрудников правильному использованию ЭЦП. Это максимально снизит риски получения штрафов за неправильное хранение, передачу или незаконное использование ЭЦП ключей.

Читайте также: