Какая ошибка может стоить казахстанскому бизнесу 800 тысяч тенге?

«Одна ошибка в трудовом договоре может привести к судебным разбирательствам и штрафам для компании», — предупреждает Индира Умурзакова, юрист компании UP LAWYERS.

В своей практике она регулярно сталкивается с проблемами бизнеса, возникающими из-за неправильного оформления персональных данных сотрудников.

Персональные данные сотрудников: что это такое и почему они так важны?

Под персональными данными работника подразумеваются сведения, позволяющие прямо или косвенно идентифицировать человека. Сюда относятся:

• ИИН (индивидуальный идентификационный номер);
• номер удостоверения личности;
• адрес проживания;
• фотография;
• даже фамилия и имя работника.

«Эти данные строго охраняются законодательством, и их нельзя использовать без письменного согласия человека. Именно это и становится частой юридической ловушкой для бизнеса», — поясняет эксперт.

Почему без согласия компании рискуют получить штрафы?

Многие компании, особенно малый и средний бизнес, допускают типичную ошибку — собирают персональные данные будущих сотрудников ещё до подписания трудового договора и при этом не берут письменного согласия на их обработку.

«Без письменного согласия работника вы вообще не имеете права запрашивать и использовать его данные. А ведь без этих данных невозможно подготовить трудовой договор. Получается замкнутый круг: данные нужны, а согласия нет», — отмечает Индира Умурзакова.

Юрист объясняет, что согласно статье 79 Административного кодекса РК, за незаконное использование персональных данных компании грозит штраф от 235 до почти 800 тысяч тенге, в зависимости от размера организации.

При этом жалобу может подать любой сотрудник — действующий или уже уволенный, что автоматически спровоцирует проверки и может привести к серьёзным последствиям для бизнеса.

Последствия для компании: проверки, штрафы и суды

«Представьте ситуацию: возник трудовой спор. Если работодатель не оформил согласие, работник получает в руки мощный юридический рычаг. Работнику достаточно пожаловаться на незаконное использование своих данных, и тогда компании грозит штраф и проверка», — подчёркивает Индира Умурзакова.

Многие предприниматели наивно думают, что сотрудники не знают таких юридических тонкостей. На самом деле ситуация прямо противоположная:

«Во-первых, многие работники сегодня отлично осведомлены о своих правах. Во-вторых, при возникновении конфликтов они обычно сразу обращаются к юристам, которые легко обнаружат подобные ошибки», — уточняет эксперт.

Как правильно оформить согласие на обработку персональных данных?

Согласно совету юриста UP LAWYERS, согласие на обработку персональных данных лучше оформить отдельным документом ещё до подписания трудового договора. Это связано с тем, что данные работника необходимы именно на стадии подготовки договора.

«Некоторые эксперты считают, что согласие можно включить прямо в текст трудового договора. Однако на практике это неудобно и юридически рискованно, ведь согласие нужно получать до подписания договора», — поясняет Умурзакова.

Эксперт рекомендует следующий порядок действий:

1. Подготовьте отдельный бланк согласия на обработку персональных данных.
2. Получите письменное согласие сотрудника заранее — до начала сбора и обработки его данных.
3. Храните это согласие вместе с кадровыми документами, чтобы при необходимости предъявить его проверяющим органам или в суде.

Рекомендации юриста для бизнеса в Казахстане

Юрист напоминает, что несоблюдение требований законодательства в области обработки персональных данных сотрудников может дорого обойтись любой компании:

• штрафы от 235 000 до 800 000 тенге;
• судебные разбирательства с работниками;
• проверки инспекции труда.

«Не пожалейте времени, чтобы грамотно оформить согласие на обработку персональных данных работников. Такая предусмотрительность поможет вам избежать проблем и лишних расходов в будущем», — советует Индира Умурзакова.

В следующей статье мы расскажем, почему трудовой договор – это ещё не всё, и какие кадровые документы обязательно нужны для безопасного оформления сотрудника.

Материал подготовлен на основе консультаций Индиры Умурзаковой, юриста компании UP LAWYERS.