Ошибка, которую допускают почти все работодатели: нет приказа о приёме

Почему одного трудового договора недостаточно и какие ещё документы должны быть оформлены при трудоустройстве сотрудника? Юрист компании UP LAWYERS Индира Умурзакова рассказала об обязательных кадровых документах, которые защитят вашу компанию от трудовых споров и штрафов.

Многие казахстанские работодатели уверены, что оформление сотрудника сводится исключительно к подписанию трудового договора. На самом деле такой подход — большая юридическая ошибка, которая может привести к серьёзным последствиям.

«Трудовой договор — это лишь база. Помимо него обязательно нужно оформить приказ о приёме на работу, а также утвердить должностные инструкции. Без этих документов ваша компания оказывается в уязвимом положении при трудовых конфликтах», — предупреждает юрист компании UP LAWYERS Индира Умурзакова.

Приказ о приёме на работу: обязательное требование закона

Одна из наиболее распространённых ошибок бизнеса — не оформлять приказ о приёме на работу. Между тем, приказ — это не просто формальность, а обязательное требование статьи 34 Трудового кодекса Республики Казахстан.

«Согласно закону, приём на работу сотрудника оформляется не только трудовым договором, но и специальным актом работодателя — приказом. Без приказа сотрудник не считается официально трудоустроенным, и это уже нарушение трудового законодательства», — подчёркивает Индира Умурзакова.

При отсутствии приказа работодателю грозит штраф и возможные проблемы с трудовой инспекцией. Кроме того, компания становится уязвимой в суде при возникновении споров с работником.

Должностные инструкции: как защитить компанию от рисков?

Второй обязательный документ, который многие работодатели игнорируют, — это должностные инструкции. Должностная инструкция детально прописывает, какие именно задачи должен выполнять сотрудник, кому он подчиняется и за какие конкретные обязанности несёт ответственность.

«Если у вас нет должностной инструкции, вы фактически теряете возможность наказать сотрудника за неисполнение обязанностей или даже уволить за халатность. Сотрудник просто спросит: „А где написано, что я должен был это делать?“ И формально он будет прав», — объясняет Индира Умурзакова.

Юрист привела пример из практики: «У одного из наших клиентов был трудовой договор, приказ и даже соглашение о неконкуренции, но не было должностных инструкций. Поэтому работодатель не смог привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности».

Чтобы избежать подобных проблем, обязательно:

• составьте должностные инструкции;
• утвердите их приказом руководителя;
• ознакомьте с ними сотрудника под подпись.

Ошибка в названии должности: почему это критично?

Ещё одна частая ошибка — разное указание должности сотрудника в различных кадровых документах. Например, в трудовом договоре сотрудник указан как «менеджер по работе с клиентами», а в приказе и должностных инструкциях — «менеджер по продажам».

«С юридической точки зрения это абсолютно разные должности. В случае конфликта сотрудник легко докажет, что его обязанности не соответствуют тому, за что его пытаются наказать или уволить. Суд, скорее всего, станет на сторону работника», — подчёркивает эксперт.

Индира Умурзакова рекомендует тщательно следить, чтобы во всех документах должность сотрудника была указана одинаково и без расхождений. Это убережёт компанию от трудовых споров и рисков восстановления уволенных работников через суд.

Что делать, чтобы кадровые документы были в порядке?

Индира Умурзакова даёт чёткие рекомендации, которые помогут работодателям избежать проблем и штрафов:

• Всегда издавайте приказ о приёме сотрудника на работу одновременно с заключением трудового договора.
• Утвердите должностные инструкции заранее, перед приёмом сотрудника.
• Ознакомьте сотрудника с приказом и инструкциями под подпись.
• Проверяйте соответствие должностей во всех документах (трудовой договор, приказ, должностные инструкции).

«Работодатель часто сам создаёт себе проблемы, игнорируя простые кадровые документы. Все эти ошибки очень легко обнаруживаются юристами при возникновении конфликтов», — резюмирует эксперт.

Материал подготовлен на основе консультаций Индиры Умурзаковой, юриста компании UP LAWYERS.